Secara umum Pengertian Administrasi Perkantoran yaitu suatu aktivitas perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan eksekutif kantor atau manajer kantor.
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian manajemen perkantoran secara luas dan manajemen perkantoran secara sempit. Pengertian manajemen perkantoran secara luas yaitu suatu kolaborasi secara sistematis dan teroordinasi berdasarkan pembagian kiprah sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian manajemen perkantoran dalam arti sempit yaitu semua aktivitas yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula aktivitas perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya aktivitas perkantoran terdri dari beberapa aktivitas antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses memilih arah aktivitas kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang menghipnotis tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran yaitu aktivitas yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan sanggup berjalan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat aktivitas tata perjuangan atau aktivitas manajemen maupun banyak sekali kiprah lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor yaitu sebagai berikut..
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk aktivitas organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil risikonya berupa informasi
Informasi yaitu keterangan-keterangan yang berisi data yang sanggup mendapatkan amanah dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang mempunyai majemuk aktivitas dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bab yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bab perusahaan.
Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, manajemen perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diharapkan dalam aktivitas kantor. Tujuan-tujuan manajemen perkantoran yaitu sebagai berikut...
a. Menghimpun, yaitu suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk dipakai kalau diperlukan.
b. Mencatat, ialah aktivitas yang membutuhkan banyak sekali peralatan tulis informasi sehingga terwujud goresan pena yang sanggup dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu aktivitas yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, yaitu aktivitas yang memberikan dengan banyak sekali cara dan alat.
e. Mengirim, ialah aktivitas yang memberikan dengan banyak sekali cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, yaitu aktivitas yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu daerah yang aman.
Demikianlah informasi mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran Secara umum beserta ruang lingkupnya . Semoga teman-teman sanggup mendapatkan dan bermanfaat bagi kita semua baik itu pengertian manajemen perkantoran, pengertian manajemen perkantoran secara luas, pengertian manajemen perkantoran secara sempit. Sekian dan terima kasih.
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian manajemen perkantoran secara luas dan manajemen perkantoran secara sempit. Pengertian manajemen perkantoran secara luas yaitu suatu kolaborasi secara sistematis dan teroordinasi berdasarkan pembagian kiprah sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian manajemen perkantoran dalam arti sempit yaitu semua aktivitas yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup manajemen perkantoran meliputi dari aktivitas kantor dan saranan akomodasi kerja kantoran. Ruang lingkup manajemen perakantoran yaitu sebagai berikut...1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula aktivitas perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya aktivitas perkantoran terdri dari beberapa aktivitas antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses memilih arah aktivitas kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang menghipnotis tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
- Pembagian kiprah dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
- Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran yaitu suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan sasaran dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk membuat lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran yaitu sebagai berikut.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memperlihatkan motivasi terhadap bawahan
- Pemberian dukungan kepada karyawan dalam memecahkan duduk masalah saat karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
- Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
- Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan biar sedianya sanggup berjalan lancar.
- Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian honor karyawan.
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas pekerjaan kantor
- Pelayanan kantor
- Waktu
- Biaya perkantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat aktivitas tata perjuangan atau aktivitas manajemen maupun banyak sekali kiprah lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor yaitu sebagai berikut..
- Keamanan
- Lingkungan
- Harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung yaitu sebagai berikut..
- Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
- Gedung mempunyai akomodasi yang memadai
- Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), contohnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), contohnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior yaitu tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, contohnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan aktivitas kantor mempunyai rumus perencanaan mesin yang dipakai sesuai dengan mekanisme kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), contohnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), contohnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior yaitu tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, contohnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan aktivitas kantor mempunyai rumus perencanaan mesin yang dipakai sesuai dengan mekanisme kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran mempunyai perbedaan dengan tata perjuangan perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis aktivitas dan luas lingkup unit kerja sebagai daerah dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri manajemen perkantoran...a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk aktivitas organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil risikonya berupa informasi
Informasi yaitu keterangan-keterangan yang berisi data yang sanggup mendapatkan amanah dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang mempunyai majemuk aktivitas dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bab yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bab perusahaan.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran mempunyai beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...- Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
- Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap akomodasi untuk tujuan yang telah ditentukan sanggup tercapai dengan baik.
- Komunikasi, adalah aktivitas yang memberikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
- Informasi adalah aktivitas yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan banyak sekali informasi.
- Personalia, ialah aktivitas yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
- Keuangan, adalah aktivitas yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
- Perbekalan, adalah aktivitas yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
- Humas, ialah aktivitas yang membuat hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.
Tujaun Administrasi Perkantoran
a. Menghimpun, yaitu suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk dipakai kalau diperlukan.
b. Mencatat, ialah aktivitas yang membutuhkan banyak sekali peralatan tulis informasi sehingga terwujud goresan pena yang sanggup dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu aktivitas yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, yaitu aktivitas yang memberikan dengan banyak sekali cara dan alat.
e. Mengirim, ialah aktivitas yang memberikan dengan banyak sekali cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, yaitu aktivitas yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu daerah yang aman.
0 Comments
Post a Comment